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HomeMy WebLinkAboutCC RES 2017-69RESOLUTION NO. 2017-69 These retention schedules were produced for the City by Gladwell Governmental Services, Inc. (GGS). These schedules are protected by various U.S. and international intellectual property laws and cannot be disseminated to, or copied, or used in whole or part by third parties without GGS's prior written permission GGS keeps record of who request the retention schedules; therefore, wishes to be informed of all requests. GGS may be notified via email at Gladwell4 c(r7,aol.com or call (909) 337-3516. March 7, 2018 RESOLUTION NO. 2017 - 69 A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF PALM DESERT, CALIFORNIA, REPEALING RESOLUTION NO. 2015-32, AND ADOPTING A RECORDS RETENTION SCHEDULE AND AUTHORIZING DESTRUCTION OF CERTAIN CITY RECORDS FOR THE CITY OF PALM DESERT WHEREAS, on May 14, 2015, the City Council of the City of Palm Desert, California, adopted Resolution No. 2015-32, approving a Citywide Records Management Program and Retention Schedules for the City of Palm Desert; and WHEREAS, the, maintenance of numerous records is expensive, slows document retrieval, and is not necessary after a certain period of time for the effective operation of the government of the City of Palm Desert; and WHEREAS, Section 34090 of the Government Code of the State of California provides a procedure whereby any City record that has served its purpose and is no longer required may be destroyed; and WHEREAS, the State of California has adopted guidelines for retention periods for various government records; NOW, THEREFORE, the City Council of the City of Palm Desert, California, does hereby resolve as follows: Section 1. Resolution No. 2015-32 is hereby repealed. Section 2. The records retention schedules attached as "Exhibit A" are hereby adopted. Section 3. The term "records" as used herein shall include documents, instructions, books, microforms, electronic files, magnetic tape, optical media, or papers; as defined by the California Public Records Act. Section 4. The City Clerk shall certify to the passage and adoption of this resolution and enter it into the book of original resolutions. RESOLUTION NO. 2017 - 69 Section 5. This resolution shall become effective immediately upon its passage and adoption. PASSED, APPROVED, AND ADOPTED, by the City Council of the City of Palm Desert, California, at its regular meeting held on the 28th day of September, 2017, by the following vote, to wit: AYES: NOES: ABSENT: ABSTAIN: ATTEST: JONATHAN, KELLY, NESTANDE, WEBER, and HARNIK NONE NONE NONE RAC ELL D. LASSEN, ITY CLERK CITY OF PALM DESERT, CALIFORNIA C. HARNIK, MAYOR 2 RESOLUTION NO. 2017 - 69 EXHIBIT "A" CITY OF PALM DESERT, CALIFORNIA RECORDS RETENTION SCHEDULE RESOLUTION NO. 2017 - 69 [THIS PAGE LEFT INTENTIONALLY BLANK.] 0 a) rn co a RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY-WIDE STANDARDS Comments / Reference Retention / Disposition y Q 4- O c m a)y aly a) J C c rG U o 0 a m co , a O a7 O V O O L -- a a m 0 0 te) ID a Ct m v L_ 3 o V) ca O Q (a c LliW .,_ o •E a 8}vi a o a) O 0 F- C o 'O -IU) a ti ' C 11J -0 .m 7.6 C i)i S. Q j 0,..7730 ^-Op U o Z. U a co co Q w 0 CI).0 0 -o '' o Q w 0 E 0 3 O 0 �c vi O •0 E v) cn O 05 i d ou. 000 7N O a) co Q. = a) a) m c cr J Records Description Retention No. or the .5 o '5 o a)0 92S a) N M M a col a) cm U 0 U 0 o -o 0 -0 c .a) o rn oo O F 0 L 0N O p O Z N y z a) N c 0) •5 ,a) c O)'�.. fa CD C cy 0 0) 0 C N 3 co E a) L U N 0 9 0) m a) .fl w a N c o co U o 7 >'- a .- c E cTa;° a) iiiC�v co U c0 a)� J c.J,4 c °) 0) o o Q) o 0) o 0 0 E M o o 'a C�co 0cn U M y( i N 1. 16 c @ O• co N `O rn U v) . 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O O O T` 0 a a E O i 'O 0- N 01) CI 0. E CU O m L cts w (5 Q 0) „ U) a E E o a) o as o 0 v O L co a) a 0 c 0 Lo m !1i a) .L. L o 0 o a ac) c +r I-. 4) •-W ` m re E o c o/c`s aci Q H c 0 m Lo m 0) LL N O a a 0) 0 0 ate) o a cb U (0 L. 0 0 Q m a) .E a L m 092 z ti CD 0 E - C w OU 't U (0 c0 � (0 (I),c n as E O 3 0 u- 0 CC Z- CO) 0 is O CO ((0 y C a) o-o N a) O U E co 0 Minimum 2 N E 7 E c 2 12 (0 a) T 0 >- 0 w C CN- O 0 CO U O• 3 O 0 0) O 0 Z' a) co) � U 0 E (0 'O c LL a a) ` Q 0) T LO O O) (M LO GC §§34090.7, 34090.6 Fiscal Year ozi < ci c a) Z o 0 a E O Q �0 a°)) Z Yo E O < o 0 a am U T L a) E 0 LL a 0) O m a) U C co N a) cC 003 iq co N v1 H c m U Z O c cu U Budgets - Finals O U Minimum 2 E E c 2 0 N a) T City Attorney Opinions 0) 0 U �ci 0 a 0 -o Z m c a) CD c o)•5 O E C c OLJ a)? U E U O N O U N Revision Adopted: 9/28/2017 Ln o c ai a o co, v CO C 0 7 ..0n. 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J ❑ Q ❑"—' ❑ J J J CD CO 0 Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. Revision Adopted: 9/28/2017 RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY-WIDE STANDARDS 0) co N O Z Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. v 0 c Q) 2U_ °O d' Tr CO O O -0 iii 0• E O C w 0 p co V V c0 co a) Q' 'as- LL D 0 N -E C N Q M OM Or er CC �, O c 0 a) O c N cocn. U L.L LL ) — E N>, m c O �. O In O -a< >,dTE a� o LLUI-0N--Q 0 c 0 10 5 O O f0 c'5 Q' U N -0 1- V N Q 7 0 03 o a) o t O a) U N a M ` a) E cu U•O•o�' O f0 O a) NNCN•cNfyQ .c ( cn yy, O d •C 0 a) _ifi V 0 EL LL U o Cco c � U Q� a (0 'ect S.? 0 U U 0 c NQC�.a) N 6)0) TOM —0)cf N V 0 T zc -o O 16o myal cU a) R Co=L.0E E -t--Q m a) o w co al u) a) a 2 0 a) E a) co E E II a € oa) a) Q L. 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O o z aCD E a 00 cu o a) 00� L n am ami a E o Q m 'o - m a? 00 0 cn c o a E C N M U O (M47 ac a) 0_ o E U ` 0 iii 3 E o crnw- o o a E 0 - co co) •:U (0 oU m or) a w 00) 2.( ai a a a a) 0) - O a J a) cc Newspaper Clippings 0 0 U U d a) 0 a) co as a) as J co y N a) O 0) 0 cO O Z (0 N } O O N z m 2 N C 0).5 C E 0 (N Z a) N o_ c o).5 a OL 0 a) a) 0 Q 8/) Ordinances - City Council 0 U Personnel Files O 0 0 7 0 cn a) U) 0) O rn N M o U a 0 •0) c E .0 o O 0 '0 c Q and C E.) To N O O 7 a) 0 c Q > 0 w 0 Z d 9 c 0.— 0 O > J CC O a z 5 2 c �).5 _cJ 0) ('o) 0 0 U 0. a) 0 a m CD -J 0 0 co o (00) O O 0' a fCI Personnel Work Schedules d a) 0 a m J 0i a (0 a) (0 (0 O m Q a) 0 a as a) J 0 7 L U N a) 0 co -c O O .� 0 N 70 (0 c07(o ci) O 0 o (o 0 (e o CU N Z U) i)i a O a y • co as U u' U a' m a a < Oc Y'.. :° z U) � C W O co m cc O 0 0 U a . a) 0) a) a) -0 O m 0 J (0 O n n a) Revision Adopted: 9/28/2017 Resolution No. 2017-69 a) co 0 o c v o `� o ` c c N aa)i o a) a a0i as Y O a> c v j Y N�� a2S � C� U 0 cal o >U • o MI ELc.) o mw oU c .c a) �� aN >'c c f o� a) a) o o) + w) a) co .� co ai E5 ca 5 _ N 0) -c C� > .N C o o u) cLi rn o a) -00 O �` aci a E a) N mo U co RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY-WIDE STANDARDS N O U C o aQ.cN�rn 3 eo c •c m C.) co ` ca F. o woo E o 2 E o c, Z 7 coLo i as co � co) Z U) of co) U co < 1. a o!S c a`� a) m ` Qm co7 m o- Q > Q af6i a) ca 81 („) 0 a) >. ci D_ E m co — E > C -'a ,_ C O Co ° o a E E in N I 0 E!L Cl) o m Q. 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O c -o , w m a .N 'c Ln �O Cl.) 7 0p a) OL O` a) 0 W oo a) OL m O` a)a) O2 (6 O` a) a) a) o = o O8) .§ � a Q n. � 0 CO 0_ 2 a_ O U U o_ o_ 2 o_ D cr o_ 2 o_ D cr cn II — N 5 cA CO CO ._ Q op O 0 N Q H aa�0 'm O O O O O O V 0 w o E U U U U U U d °5 w 3 0 ci d (a U io O — c ti 0 1.0 Q as • • N N G ,O R7 •Q co d a) 9) a a a c j d o c c O Q 0O o o d o° U 0 LL o 0 o O 0� c c m o Q co co as a) a a) _c 0 J J J QZ c J c, Retention / Disposition Records Description Retention Revision Adopted: 9/28/2017 U a) rn co 0_ RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY-WIDE STANDARDS Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. Z O a E 0 U 0 CO L. 0 0 o L 0 0 E 0 m y co o Q a m (o c e- h E 0 @) 0 4-cc0 CO a) u) a) a M Q a) E a) E Eau) o'a) au)) Q. L- CI c O = c = O a o � co � O_ 2 0 'oE° g EL O ,..(1) o a a)• c :° w n a) c L. c0 co o c a c o a) a) c o = c `) � .o E >, m re E m o o A2)-.0" N u)0 + 0 '.'=-. `o .0. a a) c')coy y a) E C c re U J U .O O a) (0 - a a) c.) `o m a cn c.)EE a •-. co 0 c.) o 0 > Q C ` O O aL. -o z o O �O CC 0 h o j a a`) co U CO 0L COO_ U L CC O o. a) u) c a p > c a) u) m c _ 0 0 C6 c 'v c U 0 0 F 0 N E .o 0 8 0 70 wa)Tc ca O— a 92 m .c — 0 a) O 0 •ri .c � O -O 0 0 (E C O N N 3 a) m a a�i a aa)) C a) >,O E E C u) C (n O coN C O u) O 0 0 a)0 (n coU. co a_ 0 E 0 E 0 Ocl = c Y 0 CO 0 O O o c0 oo 0•) a v a v E > ca.in0 00co, 0M 0co, o U N yZE E` oa) o c E Eco U 5 w O -0N N N Z 0 2 E m E V) AL) c 0).5 z �' O _ao E 0 E o Resolutions - City Council O U 0 U 0 I() In O U > 0 U iti 0 a) LL (/)c 0 a) c c m a) ) .c .c CC O 'O (n y a) a) C 0 c O U to 2 co (0 0 0 0 O O V co co) 0 0 a) a) > (V CO o ascn E c 2cn O JOS 0 O o y -a ca aa)) L E E E N !co oE N 0N— y E c ° -`0 Q a `m U U fy6 �' H CO 0 0 0. o. 0 0 CO of )) J J 0. a) 0 m 0 J c0 9 U r` O O O c) (0 co) U 0 rn a co O D Z 4) a) c 0) •- 0 L 0 U 0 Z N Revision Adopted: 9/28/2017 CO a) _ coa) m O N (7 a) o) CD(.0 a1 a) O Q a) O ca >. U N N cn Q D _ LL = N Q D _ _ U - z N a) O.> (=JM O yM CNM(0) (q D C) _N t`1 (0 NO?23 y O >. O— U y 'O N .� - N- (O') a a) Q (D C N O_ a) Q 0 c N Ca C a 0 0 a) -0 y U 0- N U O._ a) (T 6 `. ._ () (6 N Ca £ z w ao.50.5 c o w a) No(9 c cin(nM" 2)� c cincnM' 0) .O w W O- O C .7 a) N 7 a) J C ca M a) O a) J C N co a) 01 c (6 o_ W N ._ 0 0' C a) 13 N E O >. (u- v) O LN.C >. `- y O L OUco C. J a) 0 C M M O) (f) > O U O> p O r U (6 c O w O N V O O N N M O O (q N O U p y N L CL '— -o Y (6 N o V N a m a O a a a O E m o c n H 13 o)0 > Q a a_i ac`o)C— coo)Lo 0 aa)) w -o o 0So b aa) w m -oo 006 a�j L. 0.)>. E a) O. a) a) Z OyUH (a V a) U a) aCIS a CO (a C co c0 L — ca 6) o w m O. as 0 ct. M E E U) E u) o 't ti oa) as n RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY-WIDE STANDARDS Cc Retention / Disposition as c o 0 0 =p O L.. m' g O o- o- a a E �u- 0- 0 O L o a) 2 u_ .- r O o 0 :° w S) Q > N b c Q ,o O a G C + E2 EL' c Q) a) >_ .� as m o a) o---7 E >, al ca >. >. V a C O CO M a, n a)y O ti EL' Cy co aN CO (6 CIS d y CC I E Q >. co co o ix U - U 9 c?(1') O CD C - a co _a — r- O N v) _ + c co N V _ > EL) a) O EL' U O) > w �C co > (0 (6 C m V O ` L a) .0 N a) a) w < a O L. >, al a a)(n a, a N c 0-M co v (.9 _- a a o )n CU z c� OU O () O a) O +- is o- CL o'aci o U cu_ a) O j o c M 7 O C `j• • 7 y (a O ,O N O 0 .O L ° 9 O LLI 0 (p fn O U J co U a) E O O D U a) E m U Y Revision Adopted: 9/28/2017 a) N W 7 w C C L 45 C C N >o co U U) �, °) E C o > E Ce c C o O a O ~ v) U 0 0 ai d O rn L15a) w a o 0 o c ci c) a Q a Q O f-- c U J C otf C ojf 7 "C O (O J N C 4,7 CO .0 Q 0 o ,� C w C y U `o_ N .� y a) .0 0 C V a N '2 co Q-' '06 N tea), i6 y (a V N O �o n n O C g 4 c .0 se.,' c .<2 3 .0 (`r oo 0) w E cV (a c Qay o ,nr CD a FUJ Q co-cvtS >Q V) >QDQ rn a) Zo w NO o o a) o 0 o U a sz 0 Z o-o oo 0 0 C.)CD 2 Ca _> C vj 0 ' a OO o;E - � C Q. a) O a (� V a Q a C CD ,13 (n a) a) a) (a o 0> (0.1 O LL O O C 0 0 0 d a V c -O -O 'o 0 0 a a) G J -J a)CC a) a) Cr Z J Records Description F RESOLUTION NO. 2017-69 [This page has intentionally been left blank.] 1 RECORDS RETENTION SCHEDULE: BUILDING & SAFETY Comments / Reference Retention / Disposition 0 c O a) CVO a O U E w F Z N N c c uas "4c�, ` a co a`ai a ac) 0).5 a)m a) >. a) cr I-- ry t C T (NI —Ico°c Ce a) C T Q a o2S 2 a) '2 O a) -0 ca o O�j = m y= O 3 w C L co 0 8 V QO) o OvO0 a) () a)V' O ,' a) fa N M N co) c co a)NI- N in N 0 w N a) O co) o a-o 3CO a` W C)M o E (1)-6 a) :? rnw c c p °) o.c ac) � f4 a @ m e a) a) 0 w Y w a O o5,�Lo3m(on-��co)aCLaNrnom m ao a� E CO m U co) o .Y c O.NCO)u) aim0Q 30U a)cCT o)Z 3-00.o T otf a`) a) a) o a) o a) w mpEQOQO Q` a d :c cal i 4_ oes 0 a CO �% 0 aa))0 N� a) a`. L c 'Q •- II E aN' u) co E a u) a) .as H o `) o d c Q o m o as �O Q �O Q CZ (13O Q a a) a E 8 2 2wa 2 a 2 2w°- di m E o .o a) } a) n c Revision Adopted: 9/28/2017 N c N > y + yNO V C P. h C ce U j 0 L (0 UO ,O c) M -0 1-'0 COa)N O -O i , M CD N v) E O E) Z La a) cr,co U O N Q c a a) L - C>, N J U a7 a c as ia) E a- o =� o �co E ',n U m L C N E4 L �h 'O O 'CB> "- -a - i_ U a c E o •c •o Q am x 3a W Cr a a) Q OU u' m c 'a ,o. co�o a No W.0a) OE L CB L o .� -CT) L a) s I'LN ao m m U Q U Q U m a O 0 L. m `) U (V Z -C a) .c N N N N CO m o 0 0 0 0 0 0 O c o 0 0 0 0 0 Z•C h o 0 0 0 O 0 N co o c [� m m m m CO Q) n OM O •Q Q a �a)E Eo N w U 06 06 06 o2S 08 cr c0 0 CO 0) O U O co c a c a) c a) c 0) c Q) C Q)) N o as �� O CO a 5cn 5u) -a5cncp 5v)03 gcn 'gv) a):- m CO CO CO m CO J R ti C M RECORDS RETENTION SCHEDULE: BUILDING & SAFETY Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. o v o a) o� N J (a o U C C N a oa) 0) a .c N C N a) 0 E o O t c o O O O a) T °l o L 6-a (s• eL a) Z Q d CO CO . U EC Q a) E -o .0 0 _ l U U CO C ED o o a) c .0a) .a 0) 0 0 c a) a` a) Eo (a ao a) 0 Ls., O ¢ oS 0 m U, } N Revision Adopted: 9/28/2017 0 00 a a a d c W O J 2 Z_ N c o 0 m a co co it C ' co d C a) a) E U O U co 0 0 0 0 0 J w -0 'Co '5 U m a_ (a fA o 0) si (13 •U a) N E o E -2 O N CO a) 2 a c T.) mac- a 0) m En- N ` . co (0 C O T _ Q) N 0)) (n m 0 cn E To o o a) "E00 Z E h O . C N c c > E n O 0 a -o U 0c c a m a) a) (n c 3 m a) } d Certificates of Occupancy Resolution No. 2017-69 c . 7 2 e © &f#I u ° e o&a)o _ $ c @ o \ . # a#// a 92C a I \ 6 �=/G \ ± \{J/ E E ¥ e R E \\W@ L. \ 0_Iaa * - 3 & g 2 c \§ cc . c k %/ c \ Q) 0 -0 0 a) kf»< / \<\ ƒ%?:< 2 = 2 $i»° ®aE=&� ©$ \/ \7«< \^[ /2CC 2 _ Via..... s . a c \ 7 + \ \ ] j ( /\ • 8 _a •) Z % 7 ` /k \\2 /c% \ « E § £ ® 2 ƒ / \ [ \ \ / k § I � \k S\ ..:Ti \ ° ° E c � E co /\#£ - ± 2/ L. m w 0L. §/ / oc $ §k7 °o < ®` 2 \66Z .2 Euc m c o R = = G \ » \\\ 2 o 2 q E 2 ° ° eta \ E L 2 ■ / \ k ° / 0 0 2 u m o )/ J »- k°t§0§f E Q)O 0 2- UZ o ■ ±0<== a)§\ _ ,- r # \\f g o G G 0 0 0 0 \\/ d § § m 0 2\f ® ± \ > o O �» 0» 0» Qa 88 ƒ /&/ \\ \\ \\$§ EI o Q) =m gm =mgm o ate 2 = 2 CO �«a GC §34090 et seq. \ \ C 0 RECORDS RETENTION SCHEDULE: BUILDING & SAFETY Retention / Disposition Records Description e lal k ) CP Q / / CD a ®E o ƒ 2 k/ kk2) 2% k/ II k $( _ c § \ 2 £ 0 2 k t. 20 o0 2 2 2 2 c / Revision Adopted: 9/28/2017 RESOLUTION NO. 2017-69 [This page has intentionally been left blank.] 1 RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY CLERK 0) 1 cD N 0 Z 0 0 a) Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. 0 2 r• 0 Is. • :: > 0 • o Q c LL 0 ars), since destruction is normally oerformed by file folder. U 0 0 N a) 0 d a a) ° a) C a3 O a O a)v 0 coco) x Q Q o, �+0 m O �a 0i p co = c c J a0) 2 0 co a a T (n C N 0 O a) _ c L Y • Oa m ._ O • o Q o� 0N w 0 .E y s 0> 0 -c J L Q 0 >; �@@c-ocQco a) c—YU 6- Cr• a� rnur �c 00 ¢ o c 8 O Q a � 0 0 d O N= c) .T.. E E E vCCU a) - a `oai a) OU a) .T. c_) a) _c a c QQin — ' QQ U l0 )/1 o a) 0 a te=° o a) C U O 3 c z c .5 Q a a O 17 U - c a) ..- 0 0 0 0 • J U F U } w 0 a 0 Other contracts are maintained Q m 3 U atf a E N N co 0 0 U d o L 0 a) a m u, L • ca U a3 J C E O) r O C 0 N 0 73 a as d .0 E0.SQ 0 co 0 U L 0 c 0 0 Ia c c O 0 ac a >- 0 co 2a • a- m 2 0 O 0 ma) i4 0 a) U r a a c 0 0 a E O U O co O 0 o.o m N C o E co co a) N c 0 O 0 0) 0 0 0. - O Q 0- U N 0 009 0 U T U O' N V CD (a co .0 a) u) c O a) co N c 5 o sT U a) Revision Adopted: 9/28/2017 N 0 a7 t C M • r U 01 c O ID U M a0 To c a) E '0 E O • a 3 - c m 3 o c O 5 N O 0) 3 a) Q o 0 U • 0 Eca ao 0 Q \ a_ RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY CLERK Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. \ § EJ 0 2 n w 2 ..o k w k§ a U+ 2-\ Z-0 E 2[+a�>© E_ Ek\7pffE8§{o COCO •om� e og 0m8g.-00. 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Y C i z0 o to E C N C a) O 4- 'p N a) O c > Q E o a (0 U iO O a) (n m Y N N E _ -I. N cs U Q. a mli rnEo c m No` E (� E'u) (D C 7 c LL a) E E V) 0 w 0 � LL o> .� E �') � N O o> N U o o) c o Q c'.a Ea rt o m U o m o a€a) cn o c) �. co C LL L v U C a o o a w ,I c c j ''2S co U c 0 aoi m e a U '� Vro co as C p) 2' m, a) (n o a g co N m (n E 8 c o 7 3 c cn O E a7 co N0 0c0am N_ ;`m .t) ,.O.q y O E m 0) a) "o c0 c Y O 0 amJ acTu ) oar c o(aw_.o.a( E 'a)O � .4 N .� Q L. OQ 'C lE0 LL N C ._ N N i� a) 7 U Y Q O. E U Q a Cr)V _Q a) x c a) m m o a) m= cc S a o 7 Q N 5 E Q.c oQQ0 w m(n2?52-ZO <2av<U(n S¢ Lnr 0) 3 c,O D Q a 6 U 0 ,a Y Y a)a) N 0 U T T C co 0 U U d a 3 RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY CLERK Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. G) E 0 N N r + G U) CH a N o a)aa) O . c�U la y N N . N O 0) O M c0, 0 0 a a of m N. 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N a) a) O 0 a) 115a O CO c -2L Election + 4 Election + 4 Candidate File: Nomination Revision Adopted: 9/28/2017 2 (a n M >, C rn rn _ N a) (n cu 0 J cc) E a o LL c co E .N W E D 0 O E 0 o a N U) W - C Z 1_ a 3 0 m 3 n Z a p) Q O a 0 t am 3 a, RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY CLERK co Q N O z } 0 0 > N Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. 0 d Q V V O a 0 f0 c -Co La O m a O o a) .co y c a o ,o T• 0 a) To i Q > 0i c O a . 0 0)) c c N O y N a0 7 ♦- a) N c a) Ya Q' N c + a) d N c O a N a) 0 V V C c 0 m m o.g c c O a m — _ a N a) a) d () 0 Q) U O m i O Q E a a o (a O' y' m U m .12 iii �O a O - cu N G a a) m m Q) > N 0 h a) O 0 E cl a) i O .0 N 0 ._ O o H x m ai 0_ a) 0) a) 0> 0 aS a) a) t � Litigation, complaints, claims, p GC §53753(e)(2) a a a c 0 _ ` c O y a) c U N E (a - N (L E W co T O + N EY W Z N C O E c) co N ) a a0) Q Q) co as L a) L 0 O U N 0 S `O_ co 2 N N a) O a) N a) a) .0 lL vcc LL m co 0 a0 N 0 N 2 Q O Q'00 a`m a`D IGC §§34090, 53235.2(b) a d m Ethics Training - Certificates f- 0p 0) O N (N1 N CO O 0 0 9 U U 6 0 0 0 0 0 ,C Y Y - a) a) a) a) 0 0 0 0 w � �_ () U U U Revision Adopted: 9/28/2017 0 U 0 a) co (0 a RECORDS RETENTION SCHEDULE: CITY CLERK Rem.lytjon No. 2017-69 Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. O 0 0 U U 0 O 0 u E 0 0 w 0 0 0 c 0 V C M 0 t0 0 0 E a) - co c c -�U V f6 0 CO - 0) O �C7U•m 0 U 0 N 0 E records can z a) 0 a 0 U U C.)O • C U C o 0• � �° ? 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N 1 13.5 >0 IZ T n E (n a E (n 0 0 -o 0 (o 'U 05 o 0 I2 . < c LL O co -c a) 0 () _N o O O .- a c E. Q O Y0 O 0 O Ea aa)) a co_cCD a0) c ao) a c 0 O 0 O O O C d ` OC aw Iaaw 0 0 w N 0 0 w co U c 0 co 0 O J 0 O (1) N t) c N 4) 0 u E c 0 0 0 m c m o .o O O U rn To a) - cc cc c M 0 0 0 0 w w c) offs rn o 06 01 c..) 06 m .0 o8 clip otf m .0 06 o: E o w E ca..= E ci.•S E ci.S E arc— E a—c C ` C T Y C Y C Y C Y C w 0 2 w p 2 w 111 Q 2 w en Q UJ 0 w 0 2 Revision Adopted: 9/28/2017 c cn cn m C cn C d (1) 0 +E N E 7 2 E v 7 'D co7 'j co O O O1 0cti O)in- a) a) 72 a) c N a) '00 a) c 0 _ T T :co cno w E d al a) w E N as fl N 0 V 0 0 0 fo + U O d r O EL 8O N U f co a- 8O f% f V. 0 O) 7 C13 W9 C 0) 7° Cd) 0 a.)— N 03-00 a)— ui cu-oU o E E .Q c`v F _c m � -c0 O 0 7 YO OL n a) O D 0 O E too_ 0_ T 0 E N c 0_T i 0 d 05 a E (, rn V m Q as Q Q awi Q N as a E , T T N T a — -Q -0 0 (r) % c E 0 C) C.a 0 E u M II Q ` cn cn cn cn Q -iii.o p il as as N 'Ec.-Q in a) } D -p ." 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LL Preliminary drafts; GC §34090 0 N O Q co >. Z U • } o Revision Adopted: 9/28/2017 a ` a 0_ 2 a • ccaa c as c 2O g0 cis tri C a) C (1.) in 92} in 0%: U(Oi_) } U w a ii ii a) a) 0) N a_T t rn N = Budgets - Adopted / Final La o Z z d u_ ' o 9 a E o 05 \ M c 0 U c U c a 0 U ccog mo UQ L Q RECORDS RETENTION SCHEDULE: FINANCE Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. o -0 0 U 0 O y CO 0 • YID N 0 P + a) C c 0 U C U O L1 _ as cc C.)a o co G co m a • iii L CD 0 C U O m CD-0O < O a O O m 0 - 0 U m • Z. 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E O c m as U 2d 0 c c j O C • a)o jL O U a RECORDS RETENTION SCHEDULE: FINANCE Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. O 0 0 0 O 0 m CL 0 Q. E O U 0 O a'E U Q • C L. c O i i N C h ,- a) N co O cp r a> O >. T >. y 0 l0 a co + m •_ Q N 0 j ... d E u) 0 E2 V O ♦+ L (a m U 0 c O >. >. >. (-I-3v> .0 • > me Y c` 0 m m m U O co a) a >. >. >. a C O co co co a a) 4 m 0 m wL O O a) ti N y 43 4 Q 0 m co N O'- 0) T E) H N c c .co a) CC ) m m 0 r a N' c m 0 p CO w N N N N O O 'V c (o 0 - a) o E 0Y cn E f4 a a) m Q m n m r a) . i 0v)H OW ,.cov a) a) .c0E w U N N w 9 O .z z O C m Ll. LL 0 Q co E -0 .0 o 0) 0) 0) IFE V z c a) m •C• a) m e a) m C LL O C O C C O C c O C 7 O O N �, c OU 0 c O rC J a a a I N a)co) -o di V (. N "w U �_ a) N (0 , ccM LL 0 E 0 < T 0 N 3U 6-ai mo ,aim m o -0 0 0 (9 0 a)u=N c NU C OM 22 L_)"O cN a) O a) cnc) 0wo cm O V O N a.) 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(0 C a o ;•• IL Cr J If Revision Adopted: 9/28/2017 RESOLUTION NO. 2017-69 [This page has intentionally been left blank.] 1 ch a RECORDS RETENTION SCHEDULE: HOUSING No. 2017-69 Comments / Reference Retention / Disposition -a a) O O (O() c 0 '0 co Q ca D E o Uo . a) c >, *6 N N O` O. w a) .a `0 0 L. N. 4) a) 0.2 0 0 co la E II y E E Ii 0 ' y a) a (6 C N. 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O)N O cr) a ~ o < er Restriction (1) C3) C 0 -J 'Cr) 0) C 0 - J 0) Deeds are sent to City Clerk Cc) m0 0 a a of m 2 a Q_ a) co 2 Revision Adopted: 9/28/2017 0 a) 2 a) 0 N _c 0 C) M >,N N .a) co m as C U m 11 T , >. >. a) C - m COvi } CO1- 'O v CO a) o cn E a) O m O it o it w 0 o T -0aN) c CDE '7) .0 cn o Ce U) o m ,. o c N aaa))� — 0)) I wN ti �.E 0 "O w 0) CO 0 0) tY p n d 0 0 0 .7 a) .i J LL E — c Q) CO a) G U a' O N C I] N `� c0 c• `co cn O E 3 ' 'ginU 0) c >2 0) co 3 O) o c .o • c - t-Tdg m c c C9 `o 0 2 0 o co C o .o m n a a):.c 5...00 o L a E m o o) @_ �) =O m o a o_ m • 0 o� • cn— Q 2 p J rn o °) a)ooa) ~a) @ 52Qx2 ce aFeCU J- -0 Uo ocs) O - N O O - O O .Eo N 2 2 2 2 .121 7 � Es c c c C 0) a_cD 0 0 0) 0 0 0 0 2 2 2 2 6) T U) 0 > i))CO Col N U j — O N U O: Q (_) CO N co N'- O o co; cL V Oil U ca �M� 8 UL C �'�N(O1 C y C C Q RECORDS RETENTION SCHEDULE: HUMAN RESOURCES c Retention / Disposition b If Revision Adopted: 9/28/2017 N cL 2 co co Q RECORDS RETENTION SCHEDULE: HUMAN RESOURCES Comments 1 Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. • O E O U L O i Q) (▪ 1) `m 06 cb L a a m 0 v) • 0 CU 0 o u a co L. > c u) m '° cu :a 0 o CU 0 0 •- co 0 0 5 m .o > a a) co c.)N • z L C h N _ o E 2C L. L F- CL N 0 + o h o > • ` a) 0 0 0 C 0 0 mO c rt 0 o m a Yes: After 1 V) 0 M z E ac) 0).3 E ca > J O C — CY Classification Specifications Bureau of National Affairs O Z a) E aci c 0 E > J 0 C co a) LE N v, Z co 0 co U) c a E O U co co O 2 cw aS E 3 O 2 N cC T N O •c w o c y cn— a`m0o -2 0 >Q= co U v 0 0 °, �o @ a) w O m N M 0 Y °'3ECO T�rn wccoZm�o N 0 a) a) C O N 0 O 0= 0 T d M w N cnCL c a) (� u) a) 0 7 Z' cA: o vU o (a m C 7 op o -o c m E E (0 "9N'0�4-.NC .j E '2_ uNa)`'v'- Ua0io'Co a) Q N Oo • 7 j F- N O > N co a) 1 c 0 0 c'E ami iL O T O- M 0 a) >. O 0 aw E wL. o m 2 ww o LL a)Crn E 'y N as o E O 2 .(Ts O otSU r- O O 2 c a) E � O 2 N Revision Adopted: 9/28/2017 6) Z a) a) a) al c -0 as N C Q L L > a) a) Q (/) _ o o u) O DMV Pull Notices > .u_ � �$/ /// c< a> Wsc?Li?\b§C =a\jEE I «_c%% m=aam \ .�as cr) %ƒ�R/0$/ f . 22�%%�#�E\ 5 w a) a) - =k�®g*>(..)^ c m2oCOtN�o@ E um2ma1- @ƒ/f{]///E o o. % &n=� o co % 6 \ - ('_) $ $ f / ( e.�� Qe % o B / m % 0coE �0 - -o _ ESt . c \�§°°§- - 2 3 2 > E e 2 \ \ a) $ 2 % 2o .®\ o\ C, ) \ \ \ / E / > .c 2 + b ® a § k / � 0 \ . . a) \ O Ce . .. .. 6 co 0 / � \ + § m / al - \ Q r I / > 2 E c n ( ° = c m .E O / \ co # 20 RECORDS RETENTION SCHEDULE: HUMAN RESOURCES c Retention / Disposition 29 CFR 1602.30 Ye: 3 £ £ /� 2 cs, di di L co 2 2 0 2 \ 2 \ + a 2E • ® �{ \fo 2 7 \ \§ 0 2 m § % % _ > 0 < E m e c CV CO o = CO } © 2 ° ° _ 222--- - 2 , f a ® k E §7 } k — f 7 2 > \ /%% o0 /f7 /ƒ §b/ §{ \ \ \ % ) = $ E £ \ § ° ° / 2 % @ f « ® z c 0 @ » co) � _ \ & § ] / 0)o a-0 S% =oa = j/ ƒ 2(\ am ��� o \7 ƒ°2 ®® ffc @ate °°^ 2 o k m § ] y\/ 22 j/\/ ƒ f «§ = E U a «a Z \ \3 o ,_ ~ �\ _-w 9 9 9 9 u)e 0 \ c \ ƒ ƒ ƒ ƒ p \ — 0 caa a ■ a 7 E E $ -0 R C G o e % ) 5 ) § ) ) ) CL 3 8§ 0 2 0 2 E_ E= E E_ Revision Adopted: 9/28/2017 _ o 7 o o ; o § 2 / f/ E = G $ S 12 CL ± C ti :If f ca RECORDS RETENTION SCHEDULE: HUMAN RESOURCES Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. o 8 o 02 §\ 0 § § 0 0 ai \ / E k0 szr / co 00 � \I�&so.- t®55:aN � E / E 0.-) a \ e=I-o=oa 0$0/GR\\ E a • a X / / i/// 0 > ._= a = ` ®c k .-' 0 ƒ : g w0co / 5 2 .cn o •- CU .0 c- W o E cot « &a) //0 E] / /\ i\\ Ef t 9 � • /• pE <o \ / \ £ co £ bor Relations Files § 0 § 0) \ r ¥ oo )\ &CD E -- 0 o 0 z \ § .2 c '> \i ee=� °aoo -0I$ § 0) \ r 0- 0 - /§ \tcn \\ <0 0\CD Personnel Files - Employees 0 0 \ } $ \ Revision Adopted: 9/28/2017 Resolution No. 2017-69 Comments / Reference RECORDS RETENTION SCHEDULE: HUMAN RESOURCES L Q) >,O a E c O p 00 N .oZji N �' CD0 a) Q m >, Q a E a> 0 a) 0- } a N ca L, C E 0 CD a 2 0 .0 E E II 2 Q N Q "O a. 2 Q •U O "0 0 0 P• ` Q 5 0 .o > a c N + C i0 C t`) _ O i+ L 0 0 c0 p 8 > a) 0 ca 1- W N 0 OM 11 + Q j a °' V O r Q 0 a) (0 0 0) 0 •C >, U a N N v) en — a) + I -)a a • c c` co u a ai L.o :, Q L. 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E 4) `�- a .0 0 0) > O 6 0 h U C O a)o 0 c .w N E d O L. m O Q • co Et OM w m;� C CC J r W Records Description 0 0 o U c c N N O a) a) Q Q C C a) o Eo E0 CD cc) CD al 0 0, 0 oo, Q O0 Q O NU NU O}>C� 0 o fl o 0 0 0 a � O Q m O a go a go a go a c°'a O Q m a) a) >- � N Q Q a) of )) >. >. N M Encroachment Permits - Permanent Encroachments 0 N CO 0 O 0 0 m O 3 Q 0- c.) (n�Q °)(o Z U) w C c-OE O •E o 0 C E y CC�cd W Q Q o Q Q U) Q CO 0) CO 0) CO O) C C C C C C a5 a� m .� CD C CD C 5 C 5 C 5 C 5 C Q'� a_ .{3) Q' 0) Q. E) Q. 5) Q. g• W W W W W W Revision Adopted: 9/28/2017 a a) 0) co a_ RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. O 'o u u O 0 0 U v _- -0o N N 0. . N N a) i N O N (NJco a) n N N ACC C N °.. N 7622oy (o) cn I:, Ma,.„,,, co a, a) o cc c'o.a, O cc 0-) • c co U c o U a) a) a) m U a) m U E t O t N '- E' in- '- o N p (moo ,, co V ccoo .y0 c`o Q' . • NNNa)NL M O T O >. O Oco) 02M,-102M� 17) z a R c a`) c a O - 0 h re i N O >a a) N N c >I a) + 0. V O r co c ix 0 E E 0 0 c '� o a co • V v) N a) a) 0 0 a a d a c Q▪ s c O m0a • a co -P- a m a) g co U co 42 O co 4 j o • co co a)rt a h a)a a, o o E o • O ,• Q O .() 0 L o L. m v; a) a) .E a) 0) U • O w .c d O c �o 0 a a -0 8 0) `o h • c O L. cci • a.a) w a) _a c = c c O .a x >-w a a 0) to 2 c _Cr) o O V U U (-0 o .T c (0) 0) V m d) T E -o O 0 a c LT-- c Y c -o a) a) c EEa c0 r a- CL C m • N o c0 o OU N 0 0 N 0 m o -o co a) co 'a-) N a)/2 >. c m 5 >` a) co _c O N M O. + > J Q' (n Grading Plans In c 0 0 a) cn c -0 co 0) c O c o pia w 0 E)- 0_ O Z (/) CO 3 a 0) c a- `) a c 0 c W NPDES Permits - Stormwater 0 N O a_ Plan Checks N O 0 a (n 0 6O n CD a) >- a_ N O a Rights of Entry a a of co GC §34090 et seq. Use of Facilities Permits r 0) 0 c c c c c c a m a ma c W W W LANDSCAPE Revision Adopted: 9/28/2017 \ \ ca a_ RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Comments / Reference § 0 E _ 0 (c /\ k a# SG e \ /) C/ \ 0 0 O 2f 6 0 0 + 0 `® �2 E R NI - co \\ G\ \�f ° 0# oa 3% / 0 0 0 G 0 0 2 G 0 f 08 .c E0�2§ k( // m CO ■ c 0 / » .® A CV CO »\ -0 x \ G 1 c .o § II \ 2 m -f 0 of t q 2 CO \ $ & & 0 & & iii 0 ±§ 0 _ / 0& I 0 2 k0 \\ / / 22 cm 2 / _ ( k k \ \ / > \ § \/. ' o S k k�/ \ E ®r ` r \ 7.."2 & e c _ » 0 # ?.... 0) ._. c /t: ®a±§&£� >. % t \ J \ E. $ 12 ^�. ^ © — m c . . . . . 7 2 + 0 . o _ m / k \ \ 3 0, 2\ ,N e 7 #/ 2 _§ n r m ± § / f \ _ & f \ _ 0 ) ) \ o\ ƒ.Ek N (N _ o \\� \\ • 0 o cc, f 0 \ CD / [ \\\ «ƒ\ / 0 ) 0) \(\ L. 0 o / /§ƒ 6 \ / \ /\/ 0 6 0 oi ■ c\% a c E § g g m m » _ E> \0 U. )\ƒ /j( //§ / / \ cn ; _ \ 0, e & \ r \_ (n CC 0 /\\ \�� �\���\ \ �«a Community Gardens General Files Landscape Rebate Program Tree Keeper Database 2 co co \ g $ @ \ \ \ \ o_ _ _ _ _ Retention / Disposition Records Description Community Gardens Agreements 0 _ \ \ -J & 0 \ _ Revision Adopted: 9/28/2017 RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Retention / Disposition Records Description Retention No. O .2 O 0 w 0 0 O ) U N O O_ y 0 'O Ojm U �'O• L 0 0 V 0 a c 0 0. c O O U)m NZ aim as -0 DEV 0 0) -D va 0 0 m N cC Bonds: Subdivision Bonds / Performance Bonds / Letters of co O a Revision Adopted: 9/28/2017 .c mLo M c m r O M C . CO O N Li F., a Ea c o C� S2 CD O 0 N• E `o N N o c v .. c c N i a a) p U - 0 a U) ~ E ai a o _� a ui vi a) E ui O J co C U O N c a 0 0 0 0 2 fi it 0 c O ;, (p —) U O. U O o,_ w N E +h N w 't a f0 U c c�a _O y C 0 a a 0 '� c > a c) (� O 0 c 0 0 ui U) ' j ami E o o c S] o EL 45 12 73U J (p 0 C N O a)< oa,C_ QEu� �s o , cu U E.• c vi `" rn • i3 _ii 0CL 1 W QQJH 5 S- U'5 N o t `o d a N U ♦� 7 E R c, a o 50 a O) c W RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. O'O VO () E a) o 0 O 0. E 0 0 >, oa a m m Z CO oa `° £co co V CO C m y m d O w (CC a N O) O. M v CO y II N N (1) a) `) CO CO 0.N c _ c v O o O E o a) y 13 cs•`-cos- C co w O o = o j O a vi E L. Q. } U v) c a),o a c N Q) �oc m c H m �' E co 0 >-a >'aL. i + a) i+ O •+ Q 0_(a y 0 0 vim) C re V E c UO ,O a m c iii y u (� :a ) (�0 (� C N ' v) O E a s a s Q c a a) '` = 0 co 0 ID a v)a) o m a_ o ) 0 a co0 -_ N U m a) U ci, w a) a_ - a`-- �O Q 0 a_ a) L o .E a.)c Li: T m L. a L a) .. (a O o c E a) n3 m o c > • > R C (0 0 a d a)t> O E N a) O. R N U M in c c Qa`iowe ai U L_ a) m.E_ a m a) C U co -t w o c m 0' Ely a) E -O r) O L. Q' U 0 C Um N _ O 0 C c0 CC J w 0 0 N C a) a)U N (0 we ui EC O C O U a C CD Q a a a� o a) U a) c a C� c (a O U O N U a) a U N O Qs 0 C N fn C 4-c-; O a) am ns a) o c O c w o U N O C CD ..O- N C O m a) a — O N (0 U c0) as •7 O co 3 N c c co) 4E' o N -O O a) U O N -fl '6 iii E a t a) 3 m O E m o aNi (a % a W E 0) (0 o = a a) c o22 c (13 o-v (a o w'm CI m av)Q a a) co 0.E.c.0 QO Q O 06 ots iii U i)i U }U }u' 0 co o- ccoOa 2 a_ 2 a TRAFFIC & TRANSPORTATION ENGINEERING a_ a Non -Records (Sheriff) a o. 0_ a co 0 U U a) a) a) T O O a N a o 0 ra0, Q o v co 0 cocoo-. O Q o6 U >- go a 2a 0 (B Z �< N >, c o L o a6) _I Street Closures (0 (0 a_ a. Studies - Transportation 0) } a_ Revision Adopted: 9/28/2017 a a) is 0) a) E N cn ca '0 v) o a) lY — U_ RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Comments 1 Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. 0.. 8 § §� 0 j4-7 / ewb 2%w E \L,\ o o 3 2 �-E{§ t a a)o ;5= (==c . 10 0 _ o [6-.i§ -0E // CI I ) \ w § \ t , c - k E 5 2 \ / - E . m E m 5 7 ■ y / \ co c / 0 5 /2& k 0 _-.- 12 -- -- - \ k c@ / 2 2 \ k \/ c \ 2 713 o ) ) E r / - ® e .( / J \ § 3 9 , NO $ 2 '- + \ o 2 m \ Ce / \ \ o 0)� \\ ±41 m32 E< (\ƒ\ \/0 -P. � o ® ƒ\ ( .- \\ /s / 0 o E \ ./ t\ ± / Litigation, complaints, claims, oublic records act requests, m m 0\ k0 4 \0 m $/&¢/0- 2 / / 2 Minimum 10 \ § ^ \ T. E r E r as . >- . I 2 Traffic Speed Surveys Traffic Studies / Traffic Counts \ 0 0 / } ƒ 3 3 j Revision Adopted: 9/28/2017 RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS Comments / Reference Retention / Disposition Records Description Retention No. 0 E U 0 >, ail L aci Et - m y a EEi 0 .a V o) V o 0 d CO CO O 0 0 w ` m 0) 0 w R '0 0 co am o as coc'' EIICOE a, E n g uII ) o f a) (' (a c CIL. 15 o 2O a), O c h C, 0a1- .3 O O w Q_ .L. i- a) Op (1)a 0 0 • m a O 0 CO } 1.0 i E Z 0 O a) c 1— Ya < U) N c Q! > 'a d + 00 cCe(.j E O O O U U 0 — 0 a :. y m h :.: O V O ats O U } 0 a_ N (0 (1) > 0 • O (n U 0 oa_� c V) O U N rn a a) O • C — c a) N 2 C > E O C 1-5 N a). c a) E • z a .� a00)(0 40 CFR 70.6; GC §34090 O 0) O 0) co CO) 0 0 AQMD Rule 1470; GC §34090 a a aeh ci) di a o 0. a_ 0) O a 2wa_i as rn ca as c l (0 co N N a) 0) o_ LL .a > > > > 7 o a (!) N M (.() O J _O i (N AQMD Permits (Generators, etc.) Building Inspections i O O+ ots fn N 0 c 0 — i J a) .J N 0 C CD c co O O m c o c C N a0 aa0 O A 0)0 0 ++ C C O (/) p O p (6 U 2 U O) C a) a c O. to a) x u) a) v)E 0 it E0 c w N co V U7 (- 0 0 .I- 0 0 a_ a_ a. a_ a. CO -0 0 -0 -0 u) w 0} a)0} a)0} a) N N a.0�a0�a_0 Public Works 0) 0 LL a CO O a_ Revision Adopted: 9/28/2017 _ 0 a) 0) Cl.co RECORDS RETENTION SCHEDULE: PUBLIC WORKS CO♦O♦�) I 0 O Z a) 0 re 07) N 0 'C U) 0 o N n O re Comments / Reference Retention / Disposition Records Description 0 Z O ai o w m (a)a a E E 1 T( o Zi A 13 CCR 1234(e); GC §34090 0 0 U c N 0 N c E O rn CI c;) a) `• 0 (MO) a a a as 2 0 U 0 0 0 c 0 E 0_ 5 wl 0! I ca 0 0 a Sidewalk Inspections al co S L 0) U p O co N (0 • N N aO cc O U N N N N (NO) 0) a a of co a3 0) o N a) N O C N '2 v N 00 CO) 0 0- D.) U 2 a) W .2 N 71-3 E (T3 as • a) a) 0 co O .0 0 E Used Oil Disposal 0 a m cc w a) a Vehicle & Equipment Database N O a a� CO a s cn (.0 -0 0 o rn a O . 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E=taa0D . t 1 2 &B ƒ2 I CIg§a o\ a - ,_ c \ § § CL 2 0 fi — \ 2 /c 'a_ & \2k\___ I \ \ 0 •c § I I 2 / ) 3 \ k k c . z \ § ^ » _ cn o w\ \ \ d ) I-7 CV � _ . ) \ \/\ co /\ I # 7 / -- CO CO 2 6 J\/ » nras \ CD x >\f f csJ k 9 a)\2 © /m y \ co\ --® m- a\2± §.[ t { > 't�/ \ § % m y 1 \ § Q \ ° $ 6 E E \w/=± $//\\ _ __ o L. 000 t �< d z C\I \ \ •( § k \ 0 0 o \/ƒ k ' =Tr\ \ ƒ 06 f \ 8 ..-- @> % o c & 6 ® © , / 2 ƒ $ / } 2 {; o = E E — 5 0� I/Qj Comments / Reference Retention / Disposition Ri 1 Insurance Claims Revision Adopted: 9/28/2017 RESOLUTION NO. 2017-69 [This page has intentionally been left blank.] tal co O0 i O a) N II y L + y 0 NO a) C -O O 09+ a C >' c0) O U 0' N (6 3 y C CO ct E IIE U "O c C� C NO U di C a) OL >U% J U O ',I, N '� O O O o a) z d O N N N O C O co .� -E C W O a O o C y N O a O d o w o y o a) (..R 0 3 '� a -o , o M =p '- Q O 0 a) N a) a) p) cm c Q Es f° g o in 0 u) a) C)) E -a m c( j. C O a 0 a '( O_ E `o o I7 E a`.)) 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U m (I co co N. co O N cow coI--O O C 0 O O O O 9 O O (D (6 a IL a. a a a a .* (n cn In In In In (n 0 N Q co E _0 O co0 To E a E a E a E a E a E To E o 00 'ET) m '5 m '5 2 'v 2 'v 2 '5 m '5 m a) m a) m a) m a) m a) m a) 0) a) mno no )o 0 no no noCI3 0 Uc 0 d CL a CL IL IL a Ct J 1 ormal retention periods (retention resumes after settlement or completion). 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